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2020.2.28
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事務・パソコン作業で仕事効率化ができるIT活用法

2020.02.28

毎日手間だなと思っている作業ありませんか。

ほんのちょっとしたことで仕事が効率的になります。ITを使いこなしましょう。

 

職場のデスク

業務の無駄をカットする

いつもやっている業務を洗い直す

昔からやってきたやり方だからと効率の悪いやり方を続けていることもあります。

 

例えば膨大な資料の中から、毎回データを探してほしいと頼まれたことはありませんか?

パソコンへのデータ化やクラウドストレージ(Google Driveなど)へ保存して誰でも調べられるようにしておくと、そのデータがほしいと思ったスタッフが自分で手軽に探せます。

 

来客のときも毎回、案内や取次をしているのであれば、ウェブサービスを使って自動受付にするのもいいでしょう。

最初は手間やコストが掛かりますが、一度やれば効率的になりコストを抑える結果になります。

 

パソコンでショートカットキーを使う(一部紹介)

ショートカットキーを使わなくても数秒しか変わらないと思われるかもしれませんが、その作業が1ヶ月、1年をするとなると数時間のロスになることもあります。

 

・Ctrl+ Z:操作をもひとつ前に戻す

 使用例)ファイルを間違ってゴミ箱にいれてしまった。Wordなど作業を間違った。

 

・Ctrl + Y(Ctrl + Shift + Z):ひとつ前に戻した操作をやり直す

 使用例)ひとつ前に戻したけど、結局元通りに戻したい

 

・Ctrl + A:すべての項目を選択

 使用例)フォルダーの中にある画像などファイルを全部開きたい。Wordの文章を全部コピーしたい。

 

・Ctrl + P:ファイルをプリントアウトする

 使用例)画像データやWordなどマウスを動かさずプリントアウトができる。

 

・Ctrl + N:新規ウィンドウを開く、ファイルを作成する

 使用例)Wordなど別ファイルを開いている状態で新規作成ができる。

 

・ブラウザでCtrl +T:新しいタブを開く

 

 

パソコンで仕事をする女性

辞書機能に登録する

よく使う文章や会社名、アドレスなどは辞書機能に登録しておきましょう。

 

・「さん」と入力 → 株式会社サンプル

・「しえ」と入力 → siesta@〇〇.com

 

などとしておくとショートカットキー同様、楽で効率的に作業ができます。

 

Google 日本語入力を入れる

会社のパソコンだと許可が必要ですが、Google 日本語入力はインターネット上から自動的に頻繁に打つ文字を学習し予測変換をします。

タイプミスでも予測変換で出してくれます。

 

トレンドの用語や話題の人にも対応しており、「たかはし」と打つと「高橋一生」「高橋克典」など芸能人の名前もでます。

 

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