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2019.11.11
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働く女性必見!差をつけるビジネスメールとは?

2019.11.11

今や仕事では欠かせないメールですが、たった1通のメールによってあなたの印象が分かれてしまいます。

今すぐ活用できるメール術をお伝えします。

 

ビジネスメール

件名こそ命!内容が一目でわかるように

メールを受信すると、最初に目にするのが件名です。

仕事で毎日100通以上のメールを受信する相手だと、件名によって優先順位を判断するケースがあります。

件名には何の用件か、また相手にどうしてほしいかを固有名詞や数字を使い、明確に書きましょう。

特に強調したい言葉は目立つよう、先頭に【ご連絡】【確認のお願い】というように墨付きつきカッコを使うと効果的です。

例えば

【見積依頼】〇〇ビルの〇〇工事の件

という件名なら、何を依頼されているか一目瞭然です。

返信期限があるなら、【〇月〇日までにお願い】というように、相手が行動しやすくなる件名をつけるよう心掛けましょう。

 

 

メール

本文は短く明確にまとめる

本文は長い文章にならないように、できるだけ簡潔に書きましょう。

相手に依頼したい場合、挨拶の後に最も伝えるべき「結論」を先に書きます。

次に「理由」と「詳細」を書き、最後に相手を気遣う文面を入れ挨拶で締めます。

例えば

1. まず最初に何の依頼か、はっきりと伝える。

2.理由を伝えることで、相手が事情を理解して動いてくれます。

3.依頼内容の詳細(いつまでに何をしてほしいか)を明確に伝える。

4.最後に「お手数おかけしますが~」「ご多用のところ~」と相手を気遣う言葉で締める。

 

打ち合わせの日程を決める相談でしたら、何の件かを伝えた上で候補日を3つくらい箇条書きにします。

こちらの希望日を伝え、受け取る相手が選べるようにするとスムーズに決まります。

 

曖昧な表現をすると相手に伝わらず、メールのやりとりが何往復もしてしまいます。こちらの意図を明確に伝えることが大事です。

箇条書きや区切り線を利用すると視認性が高まり、文章だけのメールよりも読みやすくなるので工夫しましょう。

 

 

 

デスク

1メールにつき1用件

色々な情報が混在していると、相手にとってわかりにくい内容になってしまうので、1メールにつき1用件が基本です。

しかし、〇〇契約の期間と内容についての連絡なら、分けてしまうと、かえって混乱してしまいます。

そういう場合は、同一契約なので1メールで大丈夫です。

本文の最初に「下記の2点について確認があります」と書くとスッキリします。

 

 

いかがでしたか?ビジネスメールは相手へ明確に伝わるよう配慮することが大事です。

是非活用して、まわりと差をつけてください!

 

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